ERP - Enterprise resource planning

Enterprise Resource Planning são sistemas de informações que integram todos os dados e processos de uma organização num único sistema.

A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanças, contabilidade, recursos humanos, produção, marketing, vendas, compras, etc) e sob a perspectiva sistémica (sistema de processamento de transacções, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio à decisão, etc).

Os ERPs em termos gerais, são uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações de negócios.

Estes produtos visam essencialmente eliminar a redundância de operações e a burocracia, por meio da automatização de processos. Assim, os módulos que compõem o ERP possibilitam, em tempo real, desenvolver e gerir o negócio de forma integrada.

Além disso, as informações tornam-se mais consistentes, possibilitando a tomada de decisão com base em dados que reflectem a realidade da empresa num dado momento.

Na sua essência, o ERP propicia a informação oportuna, para a pessoa certa, no momento ideal

A importância dos ERP nas empresas

Entre as mudanças mais palpáveis que um sistema de ERP propicia a uma empresa, sem dúvida, está a maior fiabilidade dos dados, agora monitorizados em tempo real, e a diminuição do trabalho. Algo que é conseguido com o auxílio e o comprometimento dos funcionários, responsáveis por fazer a actualização sistemática dos dados que alimentam toda a cadeia de módulos do ERP e que, em última instância, fazem com que a empresa possa interagir.

Um bom exemplo de como o ERP revoluciona uma empresa é que com uma melhor administração da produção, um investimento, como uma nova infra-estrutura logística, pode ser repensado ou simplesmente abandonado. Neste caso, ao controlar e entender melhor todas as etapas que levam a um produto final, a empresa pode chegar ao ponto de produzir de forma mais inteligente, rápida e melhor.

A tomada de decisões também ganha uma outra dinâmica.

Perante uma necessidade de modificar a produção de determinados produtos, com o ERP, todas as áreas corporativas são informadas e se preparam de forma integrada para a mudança, desde as compras, à produção, chegando até mesmo à área de marketing, que pode assim ter informações para mudar algo nas campanhas publicitárias dos produtos. E tudo realizado em muito menos tempo do que seria possível sem a presença do sistema.

De acordo com a empresa, é possível direccionar ou adaptar o ERP para outros objectivos, estabelecendo prioridades que podem tanto estar na cadeia de produção quanto no apoio ao departamento de vendas como na distribuição, entre outras. Com a capacidade de integração dos módulos, é possível diagnosticar as áreas mais e menos eficientes e focar em processos que possam ter o desempenho melhorado com a ajuda do conjunto de sistemas.

Passo a Passo de um projecto ERP

Fase 1 - Raio X

Esta é a fase do projecto onde os processos e as práticas de negócio são analisados. É o momento em que a empresa é profundamente observada e quando é definida a necessidade de uma solução ERP.

Fase 2 - Desenvolvimento

É neste momento que uma aplicação é escolhida e configurada para uma empresa. Também são definidos os modelo de funcionamento da solução e outros aspectos do ambiente.

Fase 3 – Teste

Aqui a solução de ERP é colocada em um ambiente de teste. É quando os erros e falhas são identificados, e são realizadas as correcções necessárias.

Fase 4 – Treino

Todos os profissionais são treinados no sistema para saber como utiliza-lo antes da implementação ser concluída.

Fase 5 – Implantação

O software de ERP é finalmente instalado na empresa e torna-se funcional aos usuários.

Fase 6 – Avaliação (Homologação)

A solução de ERP é avaliada, observando-se o que é necessário melhorar e o que está ou não a funcionar adequadamente. Esta é apenas uma avaliação geral do projecto ERP para referências futuras.

Principais Vantagens

De entre as vantagens que já foram atrás referidas, podemos destacar:

• Eliminar o uso de interfaces manuais
• Reduzir custos
• Optimizar o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da organização (eficiência)
• Optimizar o processo de tomada de decisão
• Eliminar a redundância de actividades
• Reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado
• Reduz as incertezas do lead-time

Principais DesVantagens

Porém, como qualquer aplicação, os sistemas ERP também apresentam alguns aspectos menos positivos.

Aqueles que assumem mais relevância são:

• A utilização do ERP por si só não torna uma empresa verdadeiramente integrada;
• Altos custos que muitas vezes não comprovam a relação custo/benefício;
• Dependência do fornecedor do pacote;
• Adopção de “best practices” aumenta o grau de imitação e padronização entre as empresas de um segmento;
• Torna os módulos dependentes uns dos outros, pois cada departamento depende das informações do módulo anterior, por exemplo. Logo, as informações têm que ser constantemente actualizadas, uma vez que as informações são em tempo real (on line), ocasionando maior trabalho;
• Excesso de controlo sobre as pessoas, o que aumenta a resistência à mudança e pode gerar desmotivação por parte dos funcionários.

Factores Críticos de Sucesso

Segundo uma pesquisa Chaos e Unfinished Voyages (1995) os principais factores críticos de sucesso para um projecto de implantação de um ERP são:

• Envolvimento do Usuário
• Apoio da direcção
• Definição clara de necessidades
• Planeamento adequado
• Expectativas realistas
• Marcos intermediários
• Equipa competente e dedicada
• Comprometimento, tanto dos funcionários como dos gestores
• Visão e objectivos claros
• Infra-estrutura adequada